ما هي عناصر عملية التواصل؟

تقوم عملية التواصل مع الآخرين على عدة عناصر رئيسية ، تعمل من أجل التواصل بفعالية وتحقيق الفهم المشترك. حيث تتكون عملية التواصل من سلسلة من الأحداث تشمل شخصين أساسيين هما : المرسل والمستقبل.

فيبدأ التواصل عندما يريد المرسل إيصال رسالة ما. وتشمل الرسالة الحقائق أو المعلومات أو الأفكار أو المشاعر التي يرغب في مشاركتها. ويختار المرسل قناة اتصال لإرسال الرسالة ، سواء كانت الرسالة شفهية أو كتابية أو مرئية.

ويستقبل المستقبل الرسالة ويقوم بتفسيرها وفهمها ، ثم يرد عليها بالتغذية الراجعة. وعلى الرغم من أن المرسل والمستقبل يبذلان الجهد لتحقيق الفهم المشترك ، إلا أنه يوجد العديد من العوائق التي تعيق أحياناً التواصل بشكل فعال بينهما.

عناصر عملية التواصل

تتكون عملية التواصل من عدة عناصر رئيسية ، هي :

1. المرسل

المرسل هو أول عنصر في عملية التواصل ، حيث يشير إلى الشخص الذي يرسل الرسالة أو المعلومات. وتشمل مسؤوليات المرسل ما يلي :

• صياغة الرسالة بوضوح ودقة لكي تفهم بشكل صحيح.
• استخدام الكلمات والتعابير المناسبة وفقاً للمستقبل والسياق.
• تبني لغة جسد مناسبة تدعم الرسالة. مثل الاتصال البصري والابتسامات بدلاً من الحركة المفرطة.
• استخدام التنغيم الصوتي بطريقة تساعد على التخاطب.
• تجنب الانفعالات الزائدة وكبح الغضب أو المشاعر القوية التي قد تضر بالتواصل.
• مراقبة ردود أفعال المستقبل وتقديم أي توضيحات أو تفاصيل إضافية.
• تقديم التغذية الراجعة للمستقبل للتأكد من صحة فهمه للرسالة.
• إظهار احترام لوجهة نظر المستقبل وقبول تلقائي لمشاعره وآرائه.

2. الرسالة

تشير إلى المعلومات أو المعاني أو المشاعر التي يريد المرسل إيصالها للمستقبل. تتضمن الرسالة المعنى أو الفكرة التي يريد المرسل إيصالها ، والتي تشمل الحقائق والأفكار والمشاعر والمعتقدات وحتى النوايا. وبالتالي ، فإنها تشمل أكثر من مجرد الكلمات ، بل إنها تشمل التعابير الوجهية ولغة الجسد وتنغيم الصوت وغيرها.

يترجم المرسل الرسالة التي يريد إيصالها إلى رموز يمكن للمستقبل فهمها ، وهي عملية تسمى الترميز. ويقوم المستقبل بعكس ذلك عن طريق عملية تسمى الاستقبال أو التحليل.

وعندما يفهم المستقبل الرسالة كما كانت مقصودةً من قبل المرسل ، فإنه يحدث فهماً مشتركاً. وعندئذ تكون عملية التواصل قد حدثت بنجاح.

3. قناة الاتصال

هي الوسيلة أو الطريقة التي يتم من خلالها نقل الرسالة من المرسل إلى المستقبل. وهي إحدى مكونات عملية التواصل. وهناك عدة أنواع من قنوات الاتصال ، بما في ذلك :

1. الاتصال الشفهي : ويشمل التواصل المباشر وجهاً لوجه أو عبر الهاتف.
2. الاتصال غير الشفهي : مثل الكتابة والرسائل والبريد الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي.
3. لغة الجسد : تشمل التعابير الوجهية وحركات العينين وإيماءات اليدين.
4. الاتصالات المرئية : مثل الصور والرسوم البيانية والأفلام.

ويتم اختيار قناة الاتصال تبعاً لعدة عوامل ، أهمها :

• فعالية القناة : هل القناة ستؤدي بشكل فعال إلى فهم الرسالة.
• وضوح القناة : هل القناة ستجعل الرسالة واضحة وسهلة الفهم.
• توافر القناة : ما مدى توافر تلك القناة للمرسل والمستقبل.
• السرعة : هل القناة سريعة بما يكفي لتلبية احتياجات التواصل.

4. المستقبل

هو أحد أهم عناصر عملية التواصل. وهو الشخص الذي يستقبل الرسالة من المرسل. ويشمل دور المستقبل ما يلي :

• الاستماع النشط والتركيز على الرسالة. مع طرح الأسئلة لضمان الفهم الصحيح.
• فهم الرسالة كما كانت مقصودةً من قبل المرسل. فلا بد من تفسير الرسالة بشكل صحيح.
• تفسير لغة الجسد والتعابير غير اللفظية المرتبطة بالرسالة. وكذلك التنغيم والسياق.
• إعادة صياغة الرسالة بكلماته الخاصة للتأكد من الفهم السليم.
• طرح التساؤلات للحصول على أي تفاصيل أو توضيحات إضافية تساعده على فهم الرسالة.
• إظهار التغذية الراجعة من خلال لغة الجسد والتعليقات المناسبة.
• تقديم ردود فعل هادئة بدون انفعالات تؤثر سلباً على عملية التواصل.
• التأكد من وجود فهم مشترك مع المرسل عبر إعادة صياغة الرسالة وطرح التساؤلات.

5. التغذية الراجعة

هي استجابة المستقبل للرسالة التي تم إرسالها من قبل المرسل. وهي تعد عنصراً مهماً في عملية التواصل لأنها :

• تؤكد للمرسل ما إذا كان المستقبل قد فهم الرسالة بشكل صحيح أم لا.
• تسمح للمرسل بمعرفة مدى وضوح الرسالة ومفهومها.
• تتيح للمرسل فرصة توضيح أو شرح الرسالة أكثر إذا لزم الأمر.
• تمكّن المرسل من تقييم مدى فعالية قناة الاتصال ولغة الجسد وتنغيم الصوت المستخدمين.

ويمكن أن تأخذ التغذية الراجعة عدة أشكال منها :

• التعليقات الشفهية أو المكتوبة.
• إعادة صياغة الرسالة بكلمات من قبل المستقبل.
• طرح الأسئلة للحصول على مزيد من التوضيح.
• لغة الجسد مثل التعابير الوجهية والابتسامات وحركة الرأس.

بدون تغذية راجعة واضحة من المستقبل ، فإن عملية التواصل قد لا تحقق هدفها. وعلى المرسل التأكد من وجود فهم مشترك.

6. المشتتات

هي أي شيء يعيق أو يشوه رسالة المرسل أثناء عملية التواصل. ويمكن أن تشمل المشتتات التالي :

• الضوضاء مثل الأصوات والأنشطة الخلفية التي تعوق الاستماع والتركيز.
• الانقطاعات في قناة الاتصال مثل انقطاع الاتصال أو سوء الاتصال عبر الهاتف.
• الانشغال أو انعدام التركيز لدى المستقبل بسبب التحيزات أو المشاعر.
• الافتراضات الخاطئة أو التفسيرات غير الصحيحة لرسالة المرسل.
• سوء فهم الرموز أو الدلالات أو لغة الجسد المستخدمين.
• حركة الأفكار بعيداً عن الرسالة المقصودة لعدم الاستماع النشط.
• عدم القدرة على تفسير لهجة المرسل أو لغته أو تنغيمه الصوتي.
• الافتقار إلى المعلومات السياقية اللازمة لفهم الرسالة بشكل تام.
• ضعف التغذية الراجعة من قبل المستقبل.